Política de Tratamiento de la Información

1Quién es responsable

Disway, S.A. (identificación 155734724-2-2023 DV 71), con domicilio en Urbanización Brisas del Golf Norte, Calle Principal, casa 244 D, corregimiento de Ernesto Córdoba Campos, Panamá, República de Panamá, opera la plataforma Portalia (en adelante, «Portalia», «nosotros»). Correo para temas de privacidad: [CORREO DE PRIVACIDAD].

Según el dato, actuamos en uno de dos papeles:

Si eres residente o visitante y quieres ejercer tus derechos, puedes dirigirte a la administración de tu PH o a nosotros; si nos escribes, coordinaremos con tu PH.

2Qué datos tratamos

• Identificación y contacto: nombre, correo, teléfono, número de unidad, y documento de identidad (cédula de ciudadanía, cédula de extranjería, pasaporte u otro) cuando el PH lo pide para registrar visitas o empleados.
• Portería y seguridad: registro de entradas y salidas, pases QR, credenciales de empleados, placas de vehículos, paquetes, alertas de pánico, bitácora de guardias y, si el PH lo activa, fotos de visitas, documentos o paquetes.
• Finanzas del PH: cuotas, cargos, saldos, comprobantes de pago que sube el residente, recibos, multas y apelaciones. Portalia no recibe ni guarda números de tarjeta ni claves bancarias; los pagos se hacen directo a las cuentas del PH.
• Comunidad: comunicados, votos en asambleas y encuestas, mensajes con la administración, reservas, reportes de daños, tablón de vecinos.
• Hogar (opcional): perfiles del hogar, mascotas, contactos de emergencia, aviso de viaje.
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de teléfono y navegador, registros de errores, registro de actividad (quién hizo qué y cuándo) y suscripción a notificaciones.

Datos sensibles. Las fotos de personas son datos sensibles según la Ley 1581 de 2012. Portalia no hace reconocimiento facial. El botón de pánico puede revelar una emergencia de salud o seguridad. Solo se recogen cuando el PH activa esas funciones, y entregarlos es voluntario salvo que sea necesario para el acceso al edificio según el reglamento del PH. Para tratarlos te pedimos en la app una autorización expresa y separada, que es opcional y puedes retirar cuando quieras. El botón de pánico funciona aunque no la des: en una emergencia los datos se usan para proteger tu vida o tu seguridad.

Visitas sin cuenta. Las visitas no usan la app: su nombre, documento, unidad visitada, horario y placa los registra el residente o la portería. El PH les informa con un aviso de privacidad en la garita, que la app genera con el nombre del PH, el plazo de conservación y un código QR a esta política.

Menores de edad. Portalia no está dirigida a menores. Las cuentas son de adultos. Si un menor aparece en un perfil del hogar o como visita, el dato lo registra su padre, madre, tutor o la administración, y se trata solo en el interés del menor.

3Para qué los usamos

• Prestar el servicio: controlar accesos, avisar visitas y paquetes, llevar cuentas, publicar comunicados, organizar asambleas y reservas.
• Seguridad del PH y de la plataforma: detectar accesos indebidos, bloquear intentos repetidos, registrar actividad y atender alertas.
• Soporte técnico: resolver errores y, a pedido del PH, entrar a su cuenta en modo soporte (queda registrado).
• Facturar el servicio al PH o a la administradora.
• Enviar avisos de la app (notificaciones). Solo enviamos comunicaciones comerciales de Portalia si lo autorizas aparte; puedes retirarlo cuando quieras.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades.

No usamos los datos de residentes o visitas para publicidad ni para fines distintos a los que el PH nos encargó.

4Con qué base legal

Tu autorización previa, expresa e informada (que das al aceptar esta política en la app), la ejecución del contrato entre Portalia y el PH, el interés legítimo en la seguridad del edificio y de la plataforma, el cumplimiento de obligaciones legales del PH (la Ley 675 de 2001 de propiedad horizontal) y, en una emergencia, la protección de la vida o la seguridad de una persona. Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento, sin efecto sobre lo ya tratado; algunas funciones podrían dejar de estar disponibles.

5Quién puede ver los datos

• Residente: ve su unidad (sus visitas, pagos, multas, reservas y mensajes) y lo que el PH publica para todos.
• Dueño que no vive en la unidad: ve lo financiero y lo de la comunidad (estado de cuenta, pagos, multas, comunicados, asambleas, documentos y mensajes). No ve las visitas, paquetes, accesos, mascotas ni demás datos del día a día de quien vive en la unidad.
• Portería: ve lo necesario para la garita (visitas esperadas, paquetes, alertas, credenciales).
• Administración del PH: ve la información de todo el PH.
• Equipo de Portalia: solo personal autorizado, para soporte y seguridad, con registro de cada acceso.

6Proveedores y transferencias internacionales

Usamos proveedores que procesan datos por cuenta nuestra, con contratos que les exigen confidencialidad y seguridad:

Por eso tus datos pueden guardarse fuera de tu país, principalmente en Estados Unidos. Al aceptar esta política autorizas esa transferencia o transmisión. Mantenemos garantías contractuales y técnicas para que tus datos tengan un nivel de protección equivalente al de tu país.

También compartimos datos cuando la ley o una autoridad competente lo exige, o para proteger la vida o la seguridad de una persona.

7Cuánto tiempo los guardamos

• Registro de visitas, bitácora de la portería y paquetes entregados: el plazo que configure el PH (30, 60, 90, 180 o 365 días; por defecto, 90). Pasado ese plazo se borran automáticamente cada madrugada. Los reportes de incidentes se conservan aparte cuando hacen falta para aclarar un hecho.
• Información financiera, actas y votos: el tiempo que exijan el Código de Comercio, las normas contables y la Ley 675 de 2001.
• PH en Panamá: cada mes se guarda un respaldo cerrado de los registros del PH de los últimos 7 años, incluidos los de portería (visitas, bitácora, paquetes, incidentes y alertas). Lo que se borra de la app según el plazo de portería pasa antes a ese respaldo. Solo lo puede descargar la administración del PH, y solo se usa para atender reclamos, investigaciones, auditorías o procesos legales. Pasados 7 años se borra. Si el PH deja de estar en Panamá, el respaldo se borra a los 30 días.
• Cuenta de usuario: mientras seas parte del PH. Si la administración te quita, se borra tu acceso.
• Al terminar el contrato con un PH, le entregamos una copia de sus datos si la pide y los borramos dentro de los 90 días siguientes, salvo lo que debamos conservar por ley.
• Registros técnicos y de errores: hasta 12 meses.
• Copias de seguridad: se hacen a diario y se guardan 7 días. Un dato borrado puede seguir en esas copias hasta que se reemplacen.

8Cómo los protegemos

• Datos cifrados en tránsito (HTTPS) y en reposo (la base de datos, los archivos y las copias de seguridad se guardan cifrados), y contraseñas guardadas con cifrado irreversible.
• Permisos en la base de datos: cada usuario solo puede leer o cambiar lo que le corresponde según su rol, y el modo soporte de Portalia es de solo lectura salvo autorización.
• Almacén privado para fotos y documentos, con enlaces que vencen.
• PIN de guardias cifrado y bloqueo tras intentos fallidos. Registro de actividad de cada acción importante.
• Protección del navegador contra la inserción de la app en otros sitios y contra código no autorizado.

Ningún sistema es 100 % seguro. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo notificaremos a la copropiedad, a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y a los titulares afectados, como exige la Ley 1581 de 2012.

9Tus derechos

Puedes pedir acceso a tus datos, corrección, eliminación, oposición a ciertos usos, portabilidad (una copia en formato de uso común) y revocar tu consentimiento. Escríbenos a [CORREO DE PRIVACIDAD] indicando tu nombre, tu PH y unidad, qué pides y una forma de verificar tu identidad. No cobramos por atender solicitudes razonables. Los plazos de Colombia están abajo, en «Normas de Colombia».

10Cookies y almacenamiento en el teléfono

La app guarda en tu navegador tu sesión, el condominio que escogiste y preferencias (como el modo oscuro). No usamos cookies de publicidad ni de rastreo de terceros. Si borras los datos del navegador, tendrás que volver a iniciar sesión.

11Cambios a esta política

Si hacemos cambios importantes, te lo avisaremos en la app y te pediremos aceptar la nueva versión antes de seguir usándola. La versión vigente y su fecha están arriba.

12Contacto

Disway, S.A. · Urbanización Brisas del Golf Norte, Calle Principal, casa 244 D, corregimiento de Ernesto Córdoba Campos, Panamá, República de Panamá · [CORREO DE PRIVACIDAD]

Esta política fue preparada como base y debe ser revisada por un abogado de cada país antes de usarla con clientes.