Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales
En pocas palabras
- Portalia es una app para propiedades horizontales (PH): portería, cobros, comunicados, asambleas y reservas.
- Los datos de residentes, visitas y empleados los decide y controla la administración de cada PH. Portalia los guarda y procesa por encargo del PH.
- No vendemos ni alquilamos datos personales. No mostramos publicidad de terceros.
- Cada persona ve solo lo que le toca según su rol: residente, portería o administración.
- Puedes pedir ver, corregir o borrar tus datos escribiendo a [CORREO DE PRIVACIDAD] o a la administración de tu PH.
Hay reglas especiales según el país del PH:
1. Quién es responsable
[NOMBRE LEGAL DE LA EMPRESA] (identificación [RUC]), con domicilio en [DIRECCIÓN EN PANAMÁ], opera la plataforma Portalia (en adelante, «Portalia», «nosotros»). Correo para temas de privacidad: [CORREO DE PRIVACIDAD].
Según el dato, actuamos en uno de dos papeles:
| Datos | Quién decide para qué se usan | Papel de Portalia |
|---|---|---|
| Residentes, propietarios, inquilinos, visitas, empleados de empresas, guardias, vehículos, mascotas, pagos, multas, reservas, mensajes y demás información de un PH | La administración o junta directiva del PH (responsable) | Encargado: procesa los datos solo para prestar el servicio al PH y según sus instrucciones |
| Datos de la cuenta de quien contrata Portalia (administradoras, juntas), facturación, contactos comerciales y uso del sitio web | Portalia | Responsable |
Si eres residente o visitante y quieres ejercer tus derechos, puedes dirigirte a la administración de tu PH o a nosotros; si nos escribes, coordinaremos con tu PH.
2. Qué datos tratamos
- Identificación y contacto: nombre, correo, teléfono, número de unidad, y documento de identidad (cédula, pasaporte, CC, licencia u otro) cuando el PH lo pide para registrar visitas o empleados.
- Portería y seguridad: registro de entradas y salidas, pases QR, credenciales de empleados, placas de vehículos, paquetes, alertas de pánico, bitácora de guardias y, si el PH lo activa, fotos de visitas, documentos o paquetes.
- Finanzas del PH: cuotas, cargos, saldos, comprobantes de pago que sube el residente, recibos, multas y apelaciones. Portalia no recibe ni guarda números de tarjeta ni claves bancarias; los pagos se hacen directo a las cuentas del PH.
- Comunidad: comunicados, votos en asambleas y encuestas, mensajes con la administración, reservas, reportes de daños, tablón de vecinos.
- Hogar (opcional): perfiles del hogar, mascotas, contactos de emergencia, aviso de viaje.
- Datos técnicos: dirección IP, tipo de teléfono y navegador, registros de errores, registro de actividad (quién hizo qué y cuándo) y suscripción a notificaciones.
Datos sensibles. Las fotos de personas pueden considerarse datos sensibles o biométricos en algunos países. Portalia no hace reconocimiento facial. El botón de pánico puede revelar una emergencia de salud o seguridad. Solo se recogen cuando el PH activa esas funciones, y entregarlos es voluntario salvo que sea necesario para el acceso al edificio según el reglamento del PH.
Menores de edad. Portalia no está dirigida a menores. Las cuentas son de adultos. Si un menor aparece en un perfil del hogar o como visita, el dato lo registra su padre, madre, tutor o la administración, y se trata solo en el interés del menor.
3. Para qué los usamos
- Prestar el servicio: controlar accesos, avisar visitas y paquetes, llevar cuentas, publicar comunicados, organizar asambleas y reservas.
- Seguridad del PH y de la plataforma: detectar accesos indebidos, bloquear intentos repetidos, registrar actividad y atender alertas.
- Soporte técnico: resolver errores y, a pedido del PH, entrar a su cuenta en modo soporte (queda registrado).
- Facturar el servicio al PH o a la administradora.
- Enviar avisos de la app (notificaciones). Solo enviamos comunicaciones comerciales de Portalia si lo autorizas aparte; puedes retirarlo cuando quieras.
- Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades.
No usamos los datos de residentes o visitas para publicidad ni para fines distintos a los que el PH nos encargó.
4. Con qué base legal
Según el país: tu consentimiento o autorización (que das al aceptar esta política en la app), la ejecución del contrato entre Portalia y el PH, el interés legítimo en la seguridad del edificio y de la plataforma, y el cumplimiento de obligaciones legales del PH (por ejemplo, la ley de propiedad horizontal de cada país). Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento, sin efecto sobre lo ya tratado; algunas funciones podrían dejar de estar disponibles.
5. Quién puede ver los datos
- Residente: ve su unidad (sus visitas, pagos, multas, reservas y mensajes) y lo que el PH publica para todos.
- Dueño que no vive en la unidad: ve lo financiero y lo de la comunidad (estado de cuenta, pagos, multas, comunicados, asambleas, documentos y mensajes). No ve las visitas, paquetes, accesos, mascotas ni demás datos del día a día de quien vive en la unidad.
- Portería: ve lo necesario para la garita (visitas esperadas, paquetes, alertas, credenciales).
- Administración del PH: ve la información de todo el PH.
- Equipo de Portalia: solo personal autorizado, para soporte y seguridad, con registro de cada acceso.
6. Proveedores y transferencias internacionales
Usamos proveedores que procesan datos por cuenta nuestra, con contratos que les exigen confidencialidad y seguridad:
| Proveedor | Para qué | Dónde |
|---|---|---|
| Supabase (sobre Amazon Web Services) | Base de datos, inicio de sesión, almacenamiento de fotos y documentos, funciones del servidor | Estados Unidos |
| Cloudflare | Publicación de la app y del sitio web, protección contra ataques | Red global |
| Google Fonts | Tipografía del sitio (recibe la dirección IP del navegador) | Estados Unidos |
| Servidores de conexión de llamadas (Cloudflare, Google) | Conectar las llamadas de la citofonía virtual. La voz viaja directo entre los teléfonos; estos servidores solo ven la dirección IP | Red global |
| Servicios de notificación del teléfono (Apple, Google, Mozilla, Microsoft) | Entregar avisos de la app | Estados Unidos y otros |
Por eso tus datos pueden guardarse fuera de tu país, principalmente en Estados Unidos. Al aceptar esta política autorizas esa transferencia o transmisión. Mantenemos garantías contractuales y técnicas para que tus datos tengan un nivel de protección equivalente al de tu país.
También compartimos datos cuando la ley o una autoridad competente lo exige, o para proteger la vida o la seguridad de una persona.
7. Cuánto tiempo los guardamos
- Registro de visitas y fotos de portería: el plazo que configure el PH (por defecto, 90 días), salvo que haya un incidente que requiera conservarlos.
- Información financiera, actas y votos: el tiempo que exija la ley contable y de propiedad horizontal del país del PH.
- Cuenta de usuario: mientras seas parte del PH. Si la administración te quita, se borra tu acceso.
- Al terminar el contrato con un PH, le entregamos una copia de sus datos si la pide y los borramos dentro de los 90 días siguientes, salvo lo que debamos conservar por ley.
- Registros técnicos y de errores: hasta 12 meses.
8. Cómo los protegemos
- Conexiones cifradas (HTTPS) y contraseñas guardadas con cifrado irreversible.
- Permisos en la base de datos: cada usuario solo puede leer o cambiar lo que le corresponde según su rol, y el modo soporte de Portalia es de solo lectura salvo autorización.
- Almacén privado para fotos y documentos, con enlaces que vencen.
- PIN de guardias cifrado y bloqueo tras intentos fallidos. Registro de actividad de cada acción importante.
- Protección del navegador contra la inserción de la app en otros sitios y contra código no autorizado.
Ningún sistema es 100 % seguro. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo notificaremos al PH, a las autoridades y a las personas afectadas en los plazos que exija la ley del país.
9. Tus derechos
Puedes pedir acceso a tus datos, corrección, eliminación, oposición a ciertos usos, portabilidad (una copia en formato de uso común) y revocar tu consentimiento. Escríbenos a [CORREO DE PRIVACIDAD] indicando tu nombre, tu PH y unidad, qué pides y una forma de verificar tu identidad. No cobramos por atender solicitudes razonables. Los plazos y detalles de cada país están abajo.
10. Cookies y almacenamiento en el teléfono
La app guarda en tu navegador tu sesión, el condominio que escogiste y preferencias (como el modo oscuro). No usamos cookies de publicidad ni de rastreo de terceros. Si borras los datos del navegador, tendrás que volver a iniciar sesión.
11. Cambios a esta política
Si hacemos cambios importantes, te lo avisaremos en la app y te pediremos aceptar la nueva versión antes de seguir usándola. La versión vigente y su fecha están arriba.
Panamá
Aplica la Ley 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales y su reglamento, el Decreto Ejecutivo 285 de 28 de mayo de 2021.
- Derechos ARCO y portabilidad: acceso, rectificación, cancelación, oposición y portabilidad. Respondemos dentro del plazo legal, contado en días hábiles desde que recibimos tu solicitud completa.
- Consentimiento: el tratamiento se basa en tu consentimiento, que das de forma separada al aceptar esta política, en el contrato con el PH o en las demás causas que permite la ley. Las transferencias fuera de Panamá descritas en la sección 6 se hacen con tu consentimiento y con garantías equivalentes.
- Autoridad: si no estás conforme con nuestra respuesta, puedes acudir a la Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI), Dirección de Protección de Datos Personales.
- Propiedad horizontal: el PH trata los datos para cumplir el régimen de propiedad horizontal (Ley 284 de 2022) y su reglamento de copropiedad.
- Emergencias: el botón de pánico avisa a la garita y a la administración; no reemplaza llamar al 911.
Colombia
Esta sección es nuestra Política de Tratamiento de la Información conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas de habeas data.
- Autorización: tratamos tus datos con tu autorización previa, expresa e informada, que das al marcar la casilla correspondiente en la app. Sus finalidades son las de la sección 3. Puedes revocarla escribiendo a [CORREO DE PRIVACIDAD].
- Datos sensibles: no estás obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles (como fotos o datos de salud) ni a responder preguntas sobre ellos. Los datos de niños, niñas y adolescentes se tratan respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal.
- Tus derechos como titular: conocer, actualizar y rectificar tus datos; pedir prueba de la autorización; ser informado del uso dado a tus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC); revocar la autorización o pedir la supresión cuando no se respeten los principios, derechos y garantías; y acceder gratis a tus datos.
- Procedimiento: las consultas se responden en máximo 10 días hábiles (prorrogables 5 días hábiles más, avisándote el motivo). Los reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento) se responden en máximo 15 días hábiles (prorrogables 8 días hábiles más). Antes de acudir a la SIC debes agotar el trámite de consulta o reclamo con nosotros.
- Responsable y encargado: para los datos del PH, el responsable es la persona jurídica del PH y Portalia es encargado; la transmisión de datos a Portalia y a sus proveedores en el exterior se hace con contrato de transmisión y las garantías que exige la SIC.
- Propiedad horizontal: el PH trata los datos para cumplir la Ley 675 de 2001 y su reglamento de propiedad horizontal.
- Emergencias: el botón de pánico no reemplaza llamar a la línea 123.
Estados Unidos
- No vendemos ni compartimos datos personales para publicidad dirigida, ni los usamos para decisiones automatizadas con efectos legales.
- Leyes estatales: si vives en un estado con ley de privacidad del consumidor (por ejemplo California, con la CCPA modificada por la CPRA, Colorado, Connecticut, Virginia, Texas u otros) y esa ley nos aplica, tienes derecho a saber qué datos tenemos, a pedir copia, corrección o eliminación, a limitar el uso de datos sensibles y a no ser discriminado por ejercer tus derechos. Puedes actuar por medio de un agente autorizado. Responderemos dentro del plazo que fije la ley de tu estado (normalmente 45 días, prorrogables) y, si negamos tu solicitud, podrás apelar escribiéndonos.
- Datos del PH: cuando procesamos datos por cuenta de una asociación de propietarios (HOA o condominio), actuamos como proveedor de servicios; tu solicitud puede ser remitida a esa asociación.
- Menores de 13 años: no recogemos a sabiendas datos de menores de 13 años directamente de ellos (ley COPPA). Si crees que lo hicimos, escríbenos y los borraremos.
- Señales del navegador: como no hacemos rastreo entre sitios, respetamos las señales Global Privacy Control y no cambiamos nuestras prácticas por la señal «Do Not Track».
- Emergencias: el botón de pánico no reemplaza llamar al 911.
12. Contacto
[NOMBRE LEGAL DE LA EMPRESA] · [DIRECCIÓN EN PANAMÁ] · [CORREO DE PRIVACIDAD]
Esta política fue preparada como base y debe ser revisada por un abogado de cada país antes de usarla con clientes.